¿Cómo se optimiza el stock de seguridad?

El stock de seguridad es una parte importante de la empresa, pero también requiere costes. Un buen sistema de alerta es necesario para minimizar la pérdida de existencias y evitar las pérdidas cuando el inventario está por debajo del nivel óptimo. La eficiencia nos permite evaluar las oportunidades de reducción de costes y optimizar nuestra inversión en seguridad maximizando el retorno de la inversión.

El stock de seguridad es importante, pero también requiere costes

En general, el stock de seguridad se define como el nivel de materiales y productos que se necesitan para satisfacer una determinada demanda en un periodo concreto. El coste del stock de seguridad puede ser una fuente importante de gastos para las empresas; sin embargo, hay formas de minimizarlo.

Aunque hay varias formas de optimizar las existencias de seguridad (por ejemplo, vendiendo o rechazando pedidos), existen las siguientes herramientas: la presupuestación y planificación del comportamiento del mercado; la presupuestación estimada basada en datos históricos; los sistemas informáticos de gestión estadística de inventarios (SIGEI), programas ligeramente adaptados para su uso en pequeñas empresas.

Todos ellos ayudan a minimizar los costes asociados a las existencias y a mejorar su utilización dentro de la organización.

Los niveles de existencias pueden ser difíciles de ajustar

Para ajustar el nivel de existencias, hay que saber tres cosas:

• Su demanda (el número de unidades que vende por período).
• El plazo de entrega (el tiempo que tarda en llegar una nueva unidad de su proveedor).
• El stock de seguridad (el número de unidades extra que necesita en caso de que alguna falle o se dañe).

Los dos primeros factores son fáciles de determinar, ya que son fijos y conocidos. El tercer factor depende del nivel de servicio que desee el cliente: si quiere una entrega rápida, debe tener más existencias de seguridad y menos inventario.

Si se conforman con plazos de entrega más largos, entonces tener menos existencias de seguridad significa menores costes de mantenimiento de inventario.

Es necesario un buen sistema de alertas

Un buen sistema de alertas es la clave de su sistema de gestión de inventario. Todo es cuestión de visibilidad, por lo que es necesario poder ver lo que ocurre con cada artículo y su ubicación en tiempo real. Las alertas son importantes porque le permiten saber cuando algo va mal. Pueden ser accionables o pasivas dependiendo de la situación, pero lo más importante es que sean oportunas e informativas.

Existe una relación complicada entre la productividad y la calidad

Las empresas que han alcanzado un alto grado de eficiencia operativa y productiva tienen la capacidad de analizar y comprender el impacto real que tiene cada inversión en sus resultados. Por lo tanto, son capaces de identificar dónde hay espacio para la optimización del inventario y establecer las políticas correctivas necesarias.

Maximizar el ROI

Para maximizar el ROI es necesario optimizar el inventario mediante el uso de un software adecuado. El uso de un software de gestión de inventarios es un elemento crucial para la correcta gestión de las existencias y todo lo que conlleva (ordenadores, espacio, personal). También está estrechamente relacionado con otras áreas como los costes de almacenamiento y transporte.

Conclusión

El inventario y la gestión del stock de seguridad son muy importantes para optimizar el ahorro y la eficiencia en la empresa. Un sistema adecuado puede ser una herramienta útil en este proceso, ya que permite tener un control sobre las entradas y salidas de materiales, así como los estados en que se encuentran estos últimos. Además, es necesario analizar los costos totales ocasionados por cada producto o servicio ofrecido, con el fin de identificar aquellas áreas que requieren mejoras.